Главная / Сергей Львов предлагает Бухгалтеру / Учётные задачи / Точность данных и достоверность учета

Точность данных и достоверность учета

Точность данных в системе – это краеугольный камень учёта. Согласитесь, нельзя принять правильные решения, правильно посчитать налоги, сдать правильный баланс, когда отчёты в программе показывают искажённую информацию. Поэтому перед нами стоит глобальная задача – обеспечить точность учетных данных.

Достичь точных данных не так просто, как кажется на первый взгляд, поскольку ошибки могут возникать по разным причинам и имеют свойство накапливаться в системе, размножать сами себя в геометрической прогрессии. Беспорядок нарастает, как снежный ком.

Что влияет на точность данных? Из-за чего всё же возникают ошибки в учёте?

Самой серьезной ошибкой является неправильно настроенный документооборот, когда по каким-то непонятным причинам реальный хозяйственный учет расходится с учетом в системе. В этом случае бухгалтеру приходится «доводить до ума» документацию, обрабатывая ту или иную информацию во «вспомогательных» программах – например, Excel, Access или прочих калькуляторах. Именно в этих «вспомогательных» программах происходит обработка промежуточной учетной информации, а в учётную систему попадают лишь расчётные итоги. В таких случаях, кроме потери информации о реальных процессах на предприятии, зачастую имеются рассогласования в справочниках и применение к учёту неверных итоговых сумм, извлечённых из такого рода программ. Проверить введённые таким образом электронные документы бывает проблематично, ведь разрозненные файлы Excel имеют свойство теряться в компьютерах пользователей, и уже через месяц концов не найти, а суммы к учёту приняты. Из моего богатого практического опыта я сделал вывод, что на сегодняшний день Excel – наибольшее зло для учёта на предприятиях. От таких файлов происходит более 80 % всех бед, связанных с точностью данных. Отсутствие адекватных документов и учетных механизмов для отражения специфических хозяйственных операций в программе наносит первый сокрушительный удар по Вашим данным. Я могу тут предложить способ, который 100% будет эффективен в решении этой проблемы. Я приеду к Вам, мы сядем, разберёмся с документооборотом в программе, в реальной жизни – и приведём электронный документооборот в соответствие с реальностью.

Проблемы, связанные с ведением учетных справочников и классификаторов уверенно занимают второе место в запутывании учёта. Здесь можно выделить проблемы технического характера, как то задвоение, затроение справочников в процессе всевозможных плохо настроенных загрузок и обменов данными. Также выделяются и проблемы организационного характера – отсутствие чётких регламентов заполнения классификаторов порождают у сотрудников излишнюю активность по заведению новых групп или элементов справочников. Ну и вдобавок сюда же относятся проблемы с неоднозначной идентификацией товаров, материалов и готовой продукции у разных поставщиков и покупателей. Или построение контрагентами сложных организационных структур юрлиц и ИП, которые, по сути, могут представлять единую фирму и по ним по всем нужно группировать учетную информацию… и так далее – примеров тут море. От себя могу сказать, что все эти проблемы лечатся, иногда приходится поломать голову, но я достигал очень хорошие результаты в решении подобных проблем на практике у моих Клиентов.

Ошибки при вводе первичных документов при отсутствии механизмов оперативной проверки данных – это человеческий фактор, которого много и воспроизводство ошибок как по глупости, так и по невнимательности растёт пропорционально объему документооборота. Разработанные мною механизмы ежедневной оперативной проверки данных в конце смены полностью закрывают эту проблему и не раз доказали на деле свою эффективность.

Временные лаги между хозяйственными операциями и поступлением или регистрацией первичных документов в системе тоже никак не добавляют порядка, но и тут у меня для Вас есть ряд технологий, позволяющих проводить грамотное временное замещение отсутствующих первичных документов.

Бесконтрольное изменение или проведение документов задним числом. Да, бывает на практике и такое. Съезжает себестоимость, отказываются проводиться документы, появляются красные сальдо. Я обычно в таких случаях разрабатываю специальные обработки – управляющие интерфейсы, которые позволяют выполнять задачу корректировки данных при полном контроле над последствиями.

Ошибки в настройке движений документов по регистрам учёта тоже часто встречаются, особенно часто в самописных учётных программах, хотя и в типовых решениях несколько раз ловил подобные глюки. Всё это дело поправимое, решение, как правило, индивидуальное – исправляю ошибки, добавляю контрольные отчеты и обработки, аккуратно перепроводим базу – и точность данных восстанавливается.

Вот так по крупицам можно создать учётную систему, наполненную точными учетными данными. А имея точные данные, можно делать их безошибочный анализ, который позволит фирме экономить ресурсы и больше зарабатывать.