Главная / Статьи / Что делать, если в 1С в справочнике часто задваивается Номенклатура?

Что делать, если в 1С в справочнике часто задваивается Номенклатура?

Такая проблема часто встречается. Проблема эта приносит колоссальные убытки компании, но это может заметить не каждый руководитель, так как проблема эта не острая, а скрытая. Она не снимает деньги с расчётного счёта, как это обычно делает добродушный налоговый инспектор. Из-за этой проблемы вы теряете деньги самым естественным образом – по причине искажения данных либо отсутствия важной для принятия решений информации точно в срок.

Если в 1С номенклатура задваивается на вашем предприятии, обязательно приложите силы к устранению этой проблемы. В этой статье мы подробно рассмотрим суть проблемы. Вы узнаете, как и где происходит утечка денег из кошелька фирмы, если возникла проблема с номенклатурой.

Если в вашем номенклатурном классификаторе есть ошибки и дубли номенклатуры, то:

1. Вы не знаете точный складской остаток, потому что по приходу стоит одна позиция, а по расходу – другая. И для того, чтобы понять, а сколько единиц данного товара есть на остатке, нужно суммировать остатки всех дублирующих позиций. А дублей может быть неограниченное количество. И все сразу не упомнишь. Отсюда возникает ситуация, когда товар есть на складе, его продать не могут, так как менеджеры ничего не знают о его наличии. Фирма теряет выручку, прибыль, теряет вложенные в висяковый товар деньги, платит за аренду места на складе под этим товаром, платит кладовщикам, которым этот товар неликвидный постоянно мешает и они его перекладывают с места на место, теряют рабочее время. Ну и клиент недовольный, не может купить этот товар, обращается к конкурентам, а те его переманивают к себе. И какой итог убытка получился?
2. Проблемы родной бухгалтерии начинаются с путаницы номенклатуры в первичных документах. Купили одно – продаём другое… Как это объяснить проверяющим органам? Но это не всё. Если бухгалтерия ведёт учет в производстве, то неразбериха в номенклатуре материалов отражается в неправильном принятии нормативов, которые в системе привязаны к конкретной номенклатуре продукции, и соответственно искажает состав производственных затрат. И это ещё не всё. Есть ещё тема ГТД в номенклатуре, которые привязываются к конкретным номенклатурным позициям и материальные ценности учитываются в разрезе ГТД по количеству. Неправильное заведение номенклатуры искажает картину учёта товаров в разрезе ГТД. А это уже потенциальная уголовная ответственность. Но и это ещё не всё… Ещё тут следует отметить проблемы с налоговой отчётностью по налогу на прибыль. Ведь если покупается одно, а продаётся другое – то и себестоимость искажается соответственно. Искажения себестоимости из-за неправильного ведения номенклатурного классификатора могут составлять очень значительные суммы. Соответственно варьируется и искажение суммы налога.
3. Бардак в номенклатуре приводит к ошибкам в складском учёте, что приводит к ослаблению контроля и провоцирует кладовщиков и грузчиков к хищениям материальных ценностей. Потери по данной позиции зависят от степень бардака и от моральных качеств грузчиков и кладовщиков.
4. Отсутствие точного анализа хозяйственной деятельности. Для компаний с большими оборотами неточности в анализе продаж в доли процента искажают данные на тысячи и даже миллионы долларов. Для маленьких компаний анализ имеет первостепенную важность, так как велика цена ошибки при принятии решения. Анализ специфических факторов, который можно построить при применении индивидуально спроектированного классификатора номенклатуры товаров и особенно услуг, способен дать толчок в развитии бизнеса, показать точку наиболее эффективного приложения сил. Польза грамотно разработанной структуры номенклатурного классификатора очевидна.

Теперь вернёмся к проблемам с задвоениями классификатора. Важно понимать три вещи: как задвоения образуются, как имеющиеся задвоения исправлять и как их исключить в будущем.

Прежде всего разберёмся, откуда берутся задвоения.

В чём причина задвоений в справочниках?

1. Наличие нескольких центров ввода элементов в классификатор. Например, ввод элементов в классификатор осуществляют менеджеры отдела закупок с одной стороны, бухгалтерия с другой стороны и менеджеры отдела продаж с третьей стороны. Все эти специалисты руководствуются исключительно интересами фирмы: отдел закупок старается разнообразить поставщиков, чтобы получать самые выгодные цены – но у каждого своя номенклатура. Бухгалтерия радеет за правильность оформления – и по мнению бухгалтера государству будет очень сложно объяснять, почему купили одно, продаём другое, а расчёт себестоимости делаем хитрым образом в Excel или в бухгалтерском журнале. А менеджер продаж всегда готов согласиться на просьбу клиента поменять наименование номенклатуры в расходной накладной и счёт-фактуре. Ну не отменять же сделку из-за такого «пустяка». А то, что «пустяк» вылезет в глобальную проблему для бухгалтерии, да и для самого менеджера в будущем – об этом задумываться как то не принято. Итак, причина первая – номенклатуру меняет кто угодно и как угодно… Ну или почти кто угодно. Так, поставщик в своей накладной называет товар Наушники Диалог МКТ-1232, а продавцы напишут Микронаушники спб...
2. Отсутствие чётко расписанного регламента ведения справочника. Номенклатурный справочник является сложноорганизованным системным инструментом бизнеса. В чём это выражается? Да в том, что такой справочник несёт в себе большое количество разнообразной информации, и зачастую различные поля должны заполнять разные специалисты из разных подразделений. Например, отдел закупок заполняет наименование позиции, отдел продаж заполняет отпускные цены, производственный отдел заполняет информацию производственного характера, отдел логистики и склад – свою специфическую маркировку. При отсутствии чётких регламентов работы с классификатором классификатор довольно быстро превращается в кучу мала, и использовать его для работы представляется затруднительным.
3. Отсутствие органа на предприятии, контролирующего ведение учётных классификаторов. Иными словами, как ни расписывай регламенты и полномочия – порядка сложно добиться, если не поставить над дружным коллективом хорошего надсмотрщика. Да и к тому же на практике, как мы знаем, всё далеко не так, как в теории, поэтому зачастую возникают сложные ситуации и с классификатором. Например, если ошибку всё же совершили и ошибочно завели дублирующий элемент, то этот ошибочный элемент обязательно попадёт в реальные учётные документы. Если нет отдела или человека, который может решить эту проблему, такие ошибки будут копиться до определённой критической массы, после которой уже ни о правильной себестоимости, но о точных складских остатках речи быть не может.
4. Автоматизация ввода первичных документов, при которой возможны неточности и расхождения – например, загрузка из Excel или сканирование документов. Распознал сканер точку как запятую или наоборот, добавился при распознавании один лишний пробел или изменился хоть один крючок – и в учётную программу закралась ошибка, которая фактически сразу же попала в документ. Иногда число дублей при такой автоматизации может достигать десятки. И о каком учёте можно в этих условиях говорить?
5. Классификатор не настроен на специфику деятельности предприятия, что вынуждает применять особые приёмы – выстраивать сложную иерархию классификатора, использовать не по назначению поля (реквизиты) – чтобы хоть как-то можно было работать. Особенно часто такую проблему встречаем в системах Microsoft типа Axapta или Navision. Эти системы имеют скромный пользовательский интерфейс, пользователи оперируют таблицами (журналами), доработка системы стоит довольно дорого, поэтому часто имеющийся неиспользуемый состав реквизитов пытаются применить для затыкания дыр. Для предприятий, использующих типовые продукты фирмы 1С, это также довольно часто встречаемое явление. В результате всех этих исхитрений цель, как правило, не достигается, но работа с классификатором сильно запутывается. Часто отсутствие настройки классификатора под нужды компании приводит к искусственному дублированию номенклатурных позиций. Например, для компании, торгующей одеждой, часто требуется получать аналитические отчёты по модели не только в разрезе цветов, размеров, ростов, но ещё и сезонов, климатических условий покупателя, специфических условий торговли и так далее. И, хотя разработчики программ обещают, что в их творениях можно получить всё, что хотите – не верьте, всё обстоит совсем иначе. Стоимость обслуживания этих рекламируемых продавцами программ универсальных учётных механизмов значительно превышает плюсов от их применения. Поэтому их и не используют. Например, для того, чтобы завести дополнительный реквизит в классификатор, нужно ввести его для КАЖДОГО элемента номенклатуры, да ещё и заполнить несколько довольно неудобно открываемых форм. После этих операций этот аналитический разрез в отчёты не попадёт, даже если его заполнять. Чтобы вывести отчёт, придётся каждый раз самостоятельно строить запрос в системе. Чтобы проделывать эти операции, рядовой пользователь должен обладать знаниями практически на уровне программиста. И сколько туда будет запущено ошибок – одному Богу известно. Таким образом, чуждый бизнес-процессам классификатор номенклатуры ни к чему хорошему не приводит.
6. Естественное расхождение в наименовании одной и той же номенклатуры у разных поставщиков. Например, у нас в учёте есть некая номенклатура «Модуль А-318». Поставляют ее четыре независимых поставщика, причём у одного этот модуль называется «Селектор артикул 318», у второго «Модуль селективный прямого действия», у третьего «Модуль А-318 селективный», у четвёртого «Модуль А-318». Таким образом, возникает ситуация, когда по правилам бухгалтерского учёта нужно отражать первичные документы в номенклатуре поставщика, а в управленческом учёте это вызывает трудности, так как производственный цикл обычно имеет привязки к номенклатурным позициям – нормативы, производственные карты, маршруты, схемы. В случае торговой фирмы, где разделены отдел закупок и отдел продаж – также встречаются ситуации, когда клиент готов товар купить, товар в системе есть, но имеет нетипичное наименование, в результате менеджер не сможет совершить сделку, будучи уверенным в отсутствии данного товара на складских остатках. Кроме того, разнобой в номенклатуре ухудшает качество анализа хозяйственной деятельности предприятия.
7. Человеческий фактор, качество подготовки пользователей. На самом деле это самая нераспространённая причина ошибок в классификаторе, хотя руководство зачастую придерживается противоположного мнения. Обычно обильные ошибки появляются как раз при наличии прочих перечисленных в этой статье причин. Человеческий фактор срабатывает там, где отсутствуют регламенты, правила, техническая возможность грамотно всё сделать.

Теперь поговорим об исправлении уже имеющихся ошибок в заполнении классификатора номенклатуры.

1. Ошибочные позиции уже участвуют в документах, из-за чего удаление этих позиций приведёт к нарушению работы самой системы. На практике зачастую делают переопределение неправильных позиций на правильные во всех связанных документах с последующим удалением неправильных позиций.
2. В случае, если ошибочных позиций очень много, весьма затруднительно применять вышеописанную методику. Тут можно применить автоматизацию. В частности, я неоднократно разрабатывал небольшие программные обработки, которые решали эту проблему, вычищая справочник 1С от задвоений.
3. Но оба вышеописанных подхода имеют существенный недостаток. Заключается этот недостаток в том, что после исправления позиций номенклатуры изменится состав первичных документов. Состав товарный не будет соответствовать первичным документам на бумаге, что является нарушением правил бухгалтерского учёта и существенно усложнит анализ учёта. Специалисты нашей компании разработали специальную методику решения таких проблем с номенклатурным классификатором, которая в общих чертах сводится к применению специального рода актов – актов соответствий номенклатуры, которые документируют соответствия между правильными и неправильными позициями, урегулируют проблему с учётом по ГТД, формируют необходимую оправдательную первичную документацию. Также у нас разработана система инструментов по нахождению соответствий путём синтаксического анализа и по ценовым коридорам. На практике эта методология зарекомендовала себя хорошо и годится абсолютно для любой фирмы. После установки и первого пуска эта система может применяться сколько угодно раз сотрудниками вашей компании, но мы всё же рекомендуем пойти ещё дальше в решении проблемы номенклатурного справочника.

Для того, чтобы искоренить проблему задвоений раз и навсегда, следует подходить индивидуально к каждой учетной системе - проводить аудит, выяснять системные причины и уже потом - назначать лечение. Если у вас периодически возникают проблемы с задвоением номенклатуры - пишите или звоните мне прямо сейчас, я проведу аудит вашей учетной системы и по его результатам - продумаю комплексное решение.

Ваше мнение