Главная / Сергей Львов предлагает Бухгалтеру / Удобство и комфорт / Автоматический ввод данных и первичных документов из других программ (управленческого учета, клиент-банка, программ клиентов и поставщиков)

Автоматический ввод данных и первичных документов из других программ (управленческого учета, клиент-банка, программ клиентов и поставщиков)

При работе с большими объемами первичной документации возникает потребность обеспечить автоматический ввод документов в учетную программу при помощи программных или технических инструментов.

В качестве технических инструментов для ввода первичных документов часто пытаются применять сканер с последующим распознаванием, но мой практический опыт использования подобного подхода показал его крайне низкую эффективность по следующим причинам:

1. Необходимо применять дорогой пакет распознавания символов.
2. Правильно распознаются только качественно исполненные первичные документы.
3. У разных контрагентов могут быть разные формы, в результате приходится подгонять полученный после распознавания файл к единому формату или разрабатывать разные загрузчики для каждого контрагента.
4. Русские и латинские буквы, имеющие сходное написание, зачастую путаются при распознавании смешанных текстов - особенно это характерно для артикулов, а ведь артикулы во многих случаях являются ключевыми идентификаторами товара.
5. Точки и запятые плохо отличаются при распознавании, что приводит к искажению строк в целом.
6. Программа распознавания может убрать или добавить пробелов между словами, что также исказит строку.
7. Под каждый вид документов нужен свой загрузчик в 1С.
8. Из-за ошибок процесс трудоемок, требует контроля оператора.

В силу вышеперечисленных причин редкая компания идет по пути сканирования первичных документов, хотя и тут есть возможность применять специализированные обработки, которые я иногда пишу на заказ, чтобы с их помощью проверять вводимую информацию и иметь возможность автоматически исправить большинство ошибок.

В качестве программных инструментов для пакетного ввода документов в 1С применяются всевозможные программы, модули и обработки для выгрузки или загрузки данных, которые я разрабатываю по индивидуальным заказам. Также можно использовать и готовые инструменты для обмена и конвертации, в этом случае придется их настроить под нужную задачу, что универсально, но не всегда эффективно.

Программы для автоматического ввода документов применяются для обмена документами между системами оперативного или управленческого учета и бухгалтерского учета - чтобы исключить двойной ввод информации. Программы автоматического ввода способны преобразовывать одни документы в другие, менять состав и суммы документов по заданным требованиям.

Наглядный пример тут - загрузка платежек через программу клиент-банка. Все бухгалтера знают, что штатная загрузка из клиент-банка загружает не всю нужную информацию, чтобы автоматически сформировать полноценный платежный документ с проводками. Многих данных не хватает - например, данных о счете, договоре, некорректно указываются бухгалтерские счета и прочее. Но загрузку платежек можно настроить правильно, и тогда можно будет по максимуму исключить ручной труд. Для настройки следует проработать не только программу, но и определенный регламент классификации договоров, счетов, услуг и прочего.

Но самым эффективным использованием системы пакетного ввода документов я считаю организацию автоматического обмена документами с учетными программами ваших контрагентов - клиентов или поставщиков. В случае такой автоматизации учета ваша компания получит следующие выгоды:

1. Экономится время сотрудников на ввод первичных документов.
2. Исключаются ошибки ввода по невнимательности, повышается точность данных.
3. Повышается оперативность представления информации руководству.
4. Завязываются более тесные взаимоотношения с контрагентами.

Таким образом, проведя автоматизацию ввода первичных документов, вы не только избавляетесь от большого объема ненужной работы, но и улучшаете качество учета и комфортность вашей работы.

Позвоните мне, и я постараюсь найти для вас наилучший вариант автоматизации ввода первичных документов и избавлю вас от большого количества рутинной работы.